Verslag en oordeel Verantwoordingsorgaan

(uit het jaarverslag BPF Schilders 2019)

Inleiding

Het verantwoordingsorgaan (VO) maakt door dit verslag gebruik van zijn bevoegdheid om een oordeel uit te spreken over het gevoerde beleid van het bestuur, de wijze waarop het is uitgevoerd en de keuzes voor de toekomst. Daarnaast blikt het VO terug op de met de Raad van Toezicht (RvT) gevoerde verantwoordingsdialoog. Het VO heeft in zijn Werkplan over 2018/2019 vier prioriteiten gekozen om focus aan te brengen in de oordeelsvorming. Deze prioriteiten zijn:

Strategie van het pensioenfonds.
Kosten van BPF Schilders.
Transparantie en communicatie.
Premiedekkingsgraadbeleid/Gedempte kostendekkende premie.

Het oordeel betreft dus vooral deze onderwerpen. Het VO gebruikt bij zijn oordeelsvorming normenkaders die het VO jaarlijks vaststelt. De normenkaders zijn een bijlage van het werkplan van het VO. Om het oordeel te vormen bestudeerde het VO het jaarverslag en kwartaalverslagen van het bestuur en RvT en diverse andere rapportages en beleidsstukken. De daaropvolgende verantwoordingsdialoog gaf het VO vorm door de RvT en het bestuur vragen ter verantwoording te stellen. Het VO heeft in 2019 negen keer vergaderd. Er zijn vier gezamenlijke vergaderingen met het bestuur geweest en twee gezamenlijke vergaderingen met de RvT. Het VO heeft daarnaast een themasessie met het bestuur gehad. Verder heeft het VO in 2019 uitvoering gegeven aan het opleidingsplan. Het VO heeft in 2019 ook diverse presentaties gekregen van bestuursleden en medewerkers van PGGM. De presentaties hadden met name betrekking op de prioriteiten van het VO (kosten van het fonds en premiedekkingsgraadbeleid/Gedempte kostendekkende premie).

Er zijn in 2019 verkiezingen gehouden voor twee zetels van de gepensioneerden in het VO. De Verkiezingscommissie, bestaande uit een tweetal VO-leden en een tweetal bestuursleden, organiseerde deze verkiezingen. De verkozen VO-leden zijn met ingang van januari 2019 door het bestuur benoemd tot lid van het VO. In november 2019 heeft één lid van het VO namens de gepensioneerden zich terug getrokken. In artikel 10 (Tussentijdse vacatures) van het Verkiezingsreglement is bepaald welke kandidaten in aanmerking komen om een tussentijdse vacature binnen de pensioengerechtigden van het Verantwoordingsorgaan te vervullen. Op basis hiervan heeft het bestuur in maart 2020 een nieuw lid namens de pensioengerechtigden benoemd.

Het VO heeft in 2019 het bestuur geadviseerd over:

het wijzigen van het Pensioenreglement en uitvoeringsreglement,
het vaststellen van het Herstelplan,
Rekenmethodiek voor communiceren in scenario’s,
de grondslagen en pensioenpremie 2020,
de afkoop en uitruilfactoren,
het besluit van het bestuur tot het niet verlenen van een toeslag per week 1 van 2020,
het wijzigen van de ABTN,
het wijzigen van de statuten.

Tenslotte hebben de pensioengerechtigde leden van het VO een voordracht gedaan voor een nieuw bestuurslid namens de pensioengerechtigden. Dit bestuurslid heeft 2019 de toetsingsprocedure van De Nederlandsche Bank goed doorlopen en is vervolgens per 1 april 2020 door het bestuur benoemd.

Terugblik op aanbevelingen VO aan Bestuur over 2018

Het VO heeft het bestuur over 2018 een vijftal aanbevelingen gedaan. De opvolging door het bestuur van deze aanbevelingen is in de verantwoordingsdialoog over 2019 tussen het VO en het bestuur geëvalueerd. Het VO concludeert op basis van zijn eigen constateringen en de nadere toelichting van het bestuur, dat het bestuur deze aanbevelingen waar mogelijk ter harte heeft genomen. Het VO heeft in 2019 het bestuur aanbevolen om het VO op de hoogte te houden van eventueel gerealiseerde kostenbesparingen. Het VO vraagt het bestuur ook in 2020 om aandacht hiervoor.

Oordeel over 2019

De strategie

Normen

Het bestuur heeft een missie, visie en strategie voor de lange termijn.

Bevindingen

Het bestuur heeft het VO goed geïnformeerd over de strategie van het fonds. Het VO heeft geconstateerd dat de missie, visie en strategie van het fonds consequent aan de orde komen in de verschillende documenten van BPF Schilders, zoals de ABTN. Het VO is van oordeel dat de strategie van het fonds die is gericht op continuering van het zelfstandig voortbestaan van het fonds, op dit moment de goede strategie is. Het bestuur houdt bij de strategie rekening met meerdere scenario’s waarvan de verplichte deelname voor ZZP-ers er een van is. Het VO vindt ZZP-ers als verplicht deelnemer van BPF Schilders belangrijk omdat het VO het belangrijk vindt dat ook deze groep deelnemers uit de sector pensioen opbouwt bij BPF Schilders. Het VO constateert dat de administratie van de pensioenopbouw van de ZZP-ers meer en andere kosten met zich meebrengt dan die van werknemers. Het is belangrijk dat het fonds dit goed uitlegt aan de overige deelnemers.

Ten aanzien van de doelstelling van BPF Schilders dat het fonds eind 2023 de dekkingsgraad op een zodanig niveau heeft dat volledig toekomstbestendig indexeren mogelijk is constateert het VO dat het bestuur deze doelstelling niet haalt. Tegelijkertijd legt het bestuur dit goed en tijdig uit. Het VO heeft geconstateerd dat het bestuur een integraal risicomanagementproces heeft ingezet waarmee BPF Schilders meer inzicht krijgt in de strategische risico’s voor het fonds zodat het bestuur de beheersing daarvan eventueel kan bijstellen om de strategische doelen te kunnen behalen. Het bestuur heeft in 2019 veel tijd en energie gestoken in het overleg met de verschillende stakeholders. Er is nu een pensioentafel waar een goede dialoog wordt gevoerd. Het opdrachtgeverschap blijft wel een belangrijk risico.

Tot slot vindt het VO dat het bestuur adequaat reageert op de actuele ontwikkelingen die de strategie raken.

Oordeel

Het VO is positief over de manier waarop het bestuur zich voorbereidt op de onzekere toekomst en risico’s. Het bestuur geeft duidelijk aan wat ze gaat doen en houdt zich hier ook aan, waarbij het de actuele ontwikkelingen niet uit het oog verliest. Het VO onderschrijft de primaire strategie van BPF Schilders om zelfstandig te blijven en vindt het positief dat er een goede dialoog is aan de pensioentafel. Het VO vindt dat het voor het verwezenlijken van de ambitie wel noodzakelijk is dat de uitvoeringskosten reëel zijn en blijven en dan met name de kosten die gemoeid zijn met de administratie van de pensioenopbouw van ZZP-ers.

Aanbeveling

Het VO adviseert het bestuur om aan de deelnemers goed uit te leggen waarom BPF Schilders het belangrijk vindt dat ZZP-ers verplicht deelnemer blijven aan het fonds ondanks de kosten die dat met zich meebrengt.

De kosten

Normen

De uitvoeringskosten en kosten vermogensbeheer zijn lager of conform de benchmark. Het bestuur heeft door het uitgevoerde beleid controle op de uitvoeringskosten en heeft een verlaging van de uitvoeringskosten gerealiseerd. Het bestuur verstrekt duidelijke en transparante informatie over de uitvoeringskosten, de kosten van het vermogensbeheer en de transactiekosten in het jaarverslag. De cultuur ten aanzien van de uitvoeringskosten en kosten vermogensbeheer is in overeenstemming met het beloningsbeleid van het fonds.

Bevindingen

Voor het VO zijn de kosten een belangrijk onderwerp. Het bestuur heeft dit onderkend en heeft het VO in 2019 goed geïnformeerd over dit onderwerp. Zo heeft een bestuurder van BPF Schilders in 2019 een heldere toelichting gegeven aan het VO over de kosten van BPF Schilders. Het VO constateert dat de uitvoeringskosten voor pensioenbeheer in 2019 iets zijn gedaald evenals de kosten voor vermogensbeheer. Tegelijkertijd begrijpt het VO dat de kosten in de toekomst zullen stijgen onder andere als gevolg van het nieuwe contract met de uitvoerder PGGM. De uitvoering door PGGM is van een goed niveau waarbij het bestuur aandacht houdt voor het verandervermogen van PGGM. De kosten per deelnemer van BPF Schilders zijn aan de hoge kant maar uit eerder onderzoek is gebleken dat ze in pas lopen met vergelijkbare fondsen. Het VO beseft daarbij dat het lastig is om BPF Schilders met andere fondsen te vergelijken. Dit komt onder andere door de ingewikkelde pensioenregeling van BPF Schilders en omdat de deelname van de ZZP-ers zorgt voor een complexere uitvoering.

In 2018 had BPF Schilders te maken met hoge onverwachte kosten. Het VO heeft hier in 2019 extra op gelet en constateert dat de extra kosten die in 2019 zijn gemaakt goed zijn onderbouwd. Het bestuur heeft voldoende countervailing power laat zien als het op kosten aankomt. Door de kennis, ervaring en het netwerk van de bestuursleden kan het bestuur de offertes van PGGM of andere partijen goed beoordelen op prijs/kwaliteit.

Oordeel

Het VO oordeelt positief over de kosten van BPF Schilders. Het VO is tevreden dat de kosten in 2019 zijn gedaald. Het VO vindt dat het bestuur het VO goed heeft meegenomen ten aanzien van de kosten van BPF Schilders. Het VO is ook van oordeel dat het bestuur goed communiceert naar de deelnemers over de kosten. De hogere kosten voor de administratie van ZZP-ers blijven een aandachtspunt.

Aanbeveling

Het VO adviseert het bestuur om de assetmanagers/fondsbeheerders te blijven monitoren ten aanzien van de kosten en om als bestuur de extra kosten die het fonds maakt goed te blijven monitoren. Het VO adviseert het bestuur om ook in 2020 aandacht te blijven houden voor het verandervermogen van PGGM.

Transparantie en communicatie

Normen

Het bestuur zorgt voor een adequaat communicatiebeleid. Dit beleid zorgt er in ieder geval voor dat persoonlijke pensioeninformatie goed toegankelijk is. Ook bevordert het beleid het pensioenbewustzijn van belanghebbenden. Verder stimuleert het beleid de dialoog met de belanghebbenden over het gevoerde en te voeren beleid. Het bestuur meet hoe effectief de ingezette communicatiemiddelen zijn. Dit doet het periodiek, maar ten minste elke drie jaar.

Bevindingen

Het VO vindt dat het bestuur transparant en helder communiceert naar de deelnemers en naar het VO. Het bestuur houdt het VO goed op de hoogte van de ontwikkelingen en bestuurders zijn bereid om wanneer nodig een toelichting te verzorgen bij het VO. Het bestuur presenteert ieder jaar in december het communicatiejaarplan aan het VO en stelt het VO in de gelegenheid om vragen te stellen en suggesties tot verbeteringen te doen. Het VO ervaart dat het bestuur de input die het VO levert serieus oppakt.

Het VO is tevreden over de manier waarop het bestuur in begrijpelijke taal verantwoording aflegt aan de deelnemers over het afgelopen jaar door middel van een verkort jaarverslag. Het VO is ook enthousiast over de manier waarop de bestuurders zich presenteren door middel van blogs. Ook de voorzitter van het VO zal in 2020 een blog schrijven voor op de website. Op de website is er voldoende aandacht voor actualiteiten.

De website van BPF Schilders heeft een duidelijke structuur maar er zijn verbeteringen mogelijk. Een onderwerp als maatschappelijk verantwoord beleggen is lastig te vinden. Het VO vindt het goed dat het bestuur een rapportage maatschappelijk verantwoord beleggen als bijlage in het jaarverslag heeft opgenomen. In de afgelopen jaren heeft het VO meerdere malen aandacht gevraagd voor de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen in relatie tot kosten daarvan. Het VO constateert dat het bestuur hier stappen in heeft gezet. Voor het VO blijft dit een aandachtspunt. Het bestuur moet daarnaast niet bang zijn om gehanteerde communicatiemiddelen te heroverwegen als deze minder effectief blijken te zijn.

Oordeel

Het VO oordeelt positief over de transparantie en communicatie. Het bestuur voldoet aan de wettelijke verplichtingen en communiceert op een begrijpelijke en toegankelijke manier met zijn deelnemers. Het bestuur heeft aandacht voor de effectiviteit van de communicatiemiddelen.

Aanbeveling

Het VO adviseert het bestuur om aandacht te blijven houden voor de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen. Het VO adviseert het bestuur de website goed te blijven evalueren en er voor te zorgen dat de deelnemer de gezochte informatie zo snel mogelijk vindt.

Premiedekkingsgraadbeleid en Gedempte kostendekkende premie

Normen

De beleidsuitgangspunten over de premie zijn vastgesteld in overleg met werkgevers- en werknemersorganisaties, VO en Raad van Toezicht, de premie is kostendekkend, de samenstelling van de feitelijke premie en hoogte van de componenten is weloverwogen en uitlegbaar, de premie is realiseerbaar en haalbaar, de premie is stabiel. De premie is evenwichtig.

Bevindingen

Voor het VO zijn de premiedekkingsgraad, gedempte kostendekkende premie en met name het vraagstuk van de evenwichtigheid van de premie belangrijke onderwerpen. Het bestuur heeft dit onderkend en heeft het VO in de gelegenheid gesteld om hier tijd aan te besteden en zich hierover goed te laten informeren door een toelichting door bestuurders en door middel van presentaties van PGGM. Voor het VO is de belangrijkste norm dat de premie evenwichtig moet zijn. Uit het overleg met het bestuur zijn de overwegingen van het bestuur duidelijk geworden. BPF Schilders koopt in op basis van de gedempte kostendekkende premie en vervolgens moet het op de balans worden gezet tegen de Rentetermijnstructuur (RTS).

De inkoop van de nieuwe pensioenrechten heeft ook in 2019 gezorgd voor een daling van de dekkingsgraad. Het bestuur voegt hier aan toe dat dit de verwachte effecten op de dekkingsgraad op de korte termijn zijn. De financiering van de nieuwe opbouw aan de hand van de feitelijke premie is afhankelijk van gerealiseerde rendementen op de lange termijn. Een hogere premie en/of lagere opbouw is gunstig voor de dekkingsgraad en is gunstig voor de kans op toeslagverlening. Maar daarmee is het nog niet perse evenwichtig. Het bestuur heeft in 2019 de premie vastgesteld en geconstateerd dat de premie evenwichtig is voor de verschillende doelgroepen. De afweging van het bestuur in 2019 is dat de samenhang tussen premie, beleggingsbeleid en risicohouding maakt dat de gedempte kostendekkende premie voor BPF Schilders het meest aangewezen premiebeleid is. Het VO begrijpt de redenering van het bestuur maar constateert dat evenwichtigheid van de premie moeilijk is uit te leggen aan de verschillende groepen deelnemers.

Oordeel

Het VO is positief over het handelen van het bestuur met betrekking tot de premiedekkingsgraadbeleid en gedempte kostendekkende premie. Het VO blijft van mening dat de evenwichtigheid van de premie lastig blijft uit te leggen en vraagt hiervoor aandacht.

Aanbeveling

Het VO adviseert het bestuur om de evenwichtigheid van de premie naar de verschillende doelgroepen toe goed uit te leggen. Een goed moment hiervoor is het najaar 2020 wanneer de premie opnieuw wordt vastgesteld. Het VO adviseert het bestuur om het VO goed mee te nemen in dit proces om te komen tot een evenwichtig advies over de premievaststelling aan werkgevers- en werknemersorganisaties.

Verantwoording door RvT aan VO

De Raad van Toezicht legt, blijkens de wet, verantwoording af over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan. Om invulling aan deze wettelijke norm te geven, hebben VO en RvT in de gezamenlijke vergadering van 14 april 2020 een verantwoordingsdialoog gevoerd. Het VO heeft de RvT diverse vragen gesteld om zich hier een beeld over te vormen. Op basis van voornoemde verantwoordingsdialoog met de RvT is het VO van mening, dat de Raad van Toezicht invulling geeft aan zijn taken en bevoegdheden. Het VO en de RvT stemmen elkaars prioriteiten en thema’s met elkaar af, dit helpt het VO in zijn proces van oordeelsvorming. De RvT doet in 2020 een zelfevaluatie onder leiding van een extern bureau. Enkele leden van het VO zullen hier een bijdrage aan leveren. Aansluitend gaat het VO in september 2020 graag nader met de RvT in gesprek om de uitkomsten van de zelfevaluatie van de RvT te bespreken en om de samenwerking van RvT/VO te evalueren en te optimaliseren.

Tenslotte

Als eindoordeel is het VO positief over het handelen van het bestuur in 2019. Het VO spreekt op deze plek graag zijn waardering uit voor de inspanningen van het bestuur om steeds de best mogelijke keuzes te maken in het belang van de deelnemer en de wijze waarop het bestuur daarbij de betrokken belangen evenwichtig afweegt. Het VO ervaart de dialoog met het bestuur als plezierig en laagdrempelig. Deze dialoog beperkt zich bovendien niet alleen tot de formele vergaderingen. Ook daarbuiten zijn individuele bestuursleden benaderbaar voor het VO. Het VO waardeert ook de bereidheid van bestuursleden om desgewenst een presentatie of extra toelichting te geven aan het VO gedurende het jaar.

Het verantwoordingsorgaan, juni 2020

Reactie bestuur op oordeel Verantwoordingsorgaan

Het bestuur is blij met het positieve oordeel van het VO over het door het bestuur in 2019 uitgevoerde beleid. Net als in voorgaande jaren is de verantwoordingsdialoog tussen het bestuur en het VO in het kader van de oordeelsvorming van het VO prettig en constructief verlopen. Op onderdelen heeft dit geleid tot een verdere aanscherping van het oordeel van het VO. Het bestuur herkent zich in het oordeel en de daaraan gekoppelde aanbevelingen en zal deze aanbevelingen ook opvolgen.

Hoewel de opdrachtgevers van het pensioenfonds in beginsel verantwoordelijk zijn voor de omschrijving van de werkingssfeer van het pensioenfonds en de vraag wie er onder de verplichtstelling van BPF Schilders vallen onderschrijft het bestuur het advies van het VO dat het belangrijk is om aan deelnemers goed uit te leggen waarom zzp’ers/ondernemers verplicht aan het pensioenfonds deelnemen. Het bestuur vraagt de commissie communicatie om dit mee te nemen bij de verdere uitwerking van de strategische doelstelling om het draagvlak bij werknemers, werkgevers en ondernemers voor collectieve en verplichte pensioenopbouw te verhogen.

Het advies om de extra kosten van het fonds goed te blijven monitoren is een aandachtspunt dat ook door de RvT is gesignaleerd. Er zijn op dit punt recent stappen gezet, doordat in de begroting over 2020 het aantal stelposten al aanzienlijk is teruggebracht.

Het bestuur blijft ook in 2020 onverminderd aandacht houden voor de ontwikkeling van de kosten van BPF Schilders (inclusief die van assetmanagers en fondsbeheerders) en de transparante communicatie daarover. Om een goed beeld te krijgen van hoe de kosten van BPF Schilders zich verhouden tot die van andere pensioenfondsen zal BPF Schilders in 2020, net als in voorgaande jaren, opnieuw deelnemen aan de IBI Benchmark.

Het verandervermogen van PGGM blijft, in verband met de komst van het nieuwe pensioencontract een belangrijk aandachtpunt in de gesprekken met de uitvoeringsorganisatie. In het kader van de toekomststrategie zal BPF Schilders in de loop van 2020 een verkenning uitvoeren van de markt van pensioenbeheerders. Naast de organisatie van en de uitvoering door de pensioenbeheerder is het verandervermogen van de pensioenbeheerder ook een belangrijk criterium hierbij. De adviezen van het VO om:

om aandacht te blijven houden voor de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen; en
de website goed te blijven evalueren en er voor te zorgen dat de deelnemer de gezochte informatie zo snel mogelijk vindt

worden door de commissie communicatie meegenomen bij de verdere uitvoering van het communicatiejaarplan in 2020. De commissie communiceert meet en evalueert overigens al jarenlang de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen in relatie tot de strategische doelstellingen van het fonds en de kosten. De informatie op de website wordt op kwartaalbasis geëvalueerd en zo nodig geactualiseerd.

De vragen van het VO over de evenwichtigheid van de premie voor de verschillende doelgroepen en het verzoek van het VO om goed te letten op de uitlegbaarheid daarvan zijn een belangrijk aandachtspunt bij de besluitvorming over het nieuwe premiebeleid in het najaar van 2020.

Het bestuur zal het VO in dit proces betrekken en hierin meenemen, zodat over de premievaststelling een evenwichtig advies aan werkgevers- en werknemersorganisaties kan worden gegeven. Het bestuur waardeert het positieve oordeel van het VO en bedankt het VO voor zijn grote inzet en betrokkenheid.